Aunque la pandemia de COVID-19 cambió el mundo, muchas personas siguen viajando por trabajo: visitar otras sedes, reuniones con clientes, conferencias o formación, o cerrar acuerdos. Los viajes siguen siendo vitales para el negocio. Los viajes de trabajo suelen correr a cargo de la empresa y muchos directivos fomentan un viaje rentable. Muchas empresas aplican un plan formal de ahorro en viajes de negocios.
Diez formas de ahorrar en viajes de negocios:
1. Usa una plataforma con programa de descuentos corporativos
Hay varias formas de reservar viajes para empleados. Una de las más sencillas para ahorrar es trabajar con una plataforma personalizable. Con un programa de descuentos corporativos accedes a ventajas de viaje para tus empleados y puedes crear tu propia plataforma con tu logo, dominio, colores y credenciales.
En una plataforma a medida, tu empresa tendrá acceso a tarifas mayoristas (hoteles, alquiler de coches, etc.) y podrá seguir los registros de viajes de los empleados en tu propio portal.
2. Ten en cuenta fechas flexibles
Los precios varían según el día de salida. Si puedes cambiar fechas sin afectar al negocio, es una buena forma de ahorrar. Pide a los empleados varias opciones de fechas y horas de ida y vuelta para elegir las que mejor encajen en el presupuesto.
3. Establece una política de viajes
Cada empresa tiene políticas sobre el trabajo y el comportamiento de los empleados. Una política de viajes clara, específica y accesible garantiza que todo el mundo esté alineado. Debe incluir el proceso de aprobación, clase permitida (economy/business), tipo de hoteles y alquileres, gastos por día, y si habrá tarjeta de empresa o reembolso con recibos. La política sirve para optimizar planificación, presupuesto y ahorro.
4. Controla las tendencias de gasto en viajes
Un buen sistema de registro ayuda a ver dónde se gasta más y dónde se puede ahorrar: qué empleados gastan más, en qué (vuelos, hoteles, alquileres, aeropuerto) y qué cambios aplicar.
5. Compartir transporte
Fomenta que los empleados compartan transporte. Si varios salen el mismo día desde el mismo aeropuerto, pueden ir juntos en el mismo coche (rental o servicio de recogida) o compartir un coche y pagar el aparcamiento entre todos. Si varios van al mismo destino, que compartan alquiler de coche para reducir costes. Inclúyelo en la política de viajes.
6. Incentivos por cumplir presupuesto
Comunica con claridad el presupuesto por viaje (vuelos, alojamiento, coche, comidas) cada vez que se reserve. Como parte de la política, ofrece incentivos o bonos a quienes se mantengan dentro del presupuesto.
7. Proceso de aprobación
Crea un proceso de aprobación que revise los gastos del viaje, incluidos los del destino. Así el empleado conoce el presupuesto disponible y puede ajustar. El proceso debe ser claro para que sepan qué presentar y cómo cumplir la política.
8. Reservar con antelación
Reservar a última hora encarece todo (vuelos, hoteles, coches). Cuando sea posible, fomenta que los empleados reserven con antelación para obtener mejores tarifas, descuentos y flexibilidad para cambiar fechas dentro del presupuesto.
9. Evitar aparcar en el aeropuerto
El aparcamiento en aeropuertos suele ser caro para estancias largas. Evitarlo ahorra. Ofrece un servicio de recogida y vuelta al aeropuerto; suele ser más barato que aparcar varios días y reembolsar.
10. Tarjeta de crédito con recompensas de viajes
Aunque algunas empresas reembolsan tras presentar recibos, puede ser mejor dar una tarjeta de crédito con recompensas de viajes. Estas tarjetas dan recompensas por gastos en vuelos, hoteles, alquileres y algunos restaurantes (cashback o descuentos para el próximo viaje). Recuerda a los empleados el presupuesto y, si hace falta, pon un límite en la tarjeta por viaje.
Most people know that booking a trip last minute will mean the prices go up and everything is more expensive, including plane tickets, hotels, and car rentals. Some trips may come as an emergency depending on the business you lead and booking a trip the day before or the day off cannot be avoided. However, whenever possible, encourage employees to book their business trip in advance.
By booking everything in advance, you will be able to find better rates and even work with travel discounts. This also gives you access to the travel flexibility, being able to change the dates if necessary to stay inside the predetermined budget.
9. Avoid Airport Parking
As mentioned before, one of the best ways to save money is by encouraging employees to share transportation. This is particularly important when traveling back and forth to the airport. Most airports have a high fee to park the car for a long period of time, therefore, if you avoid airport parking, you will be saving money on business travel.
In order to help employees reduce this, you can offer a pickup service that will drop them off at the airport the day of their flight and pick them up upon their return. This will be a much lower expense than parking a car for several days and reimbursing the employees for what they have spent.
10. Use a Travel Rewards Credit Card
Although some companies have the policy to reimburse their employees after they return from their trip and have presented their receipts, it might be a better option to help cost-cutting by giving them a travel rewards credit card. These types of cards will give you access to different kinds of rewards for the money you spend on flights, hotels, car rentals, and some restaurants.
The rewards can be as cash back or travel discounts that will benefit you when booking the next trip. Even after giving them a credit card, it is important to remind employees of the budget they must stick to. One way to guarantee this is possible is to set a limit on the credit card on what can be spent on every trip.
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