Mesmo com a pandemia de COVID-19 mudando o estado do mundo, muitas pessoas continuam viajando por negócios. Seja para visitar outras sedes da empresa, visitar clientes, participar de conferências, treinamentos, ou fechar um acordo com um novo parceiro, as viagens ainda são uma parte vital dos negócios. Normalmente, as viagens de negócios são cobertas pela empresa, e a maioria dos gerentes tenta incentivar viagens econômicas. Muitas empresas implementam um plano formal de economia em viagens corporativas.
Aqui estão 10 maneiras de economizar dinheiro em viagens de negócios:
1. Encontre uma Plataforma que Ofereça um Programa de Desconto Corporativo
Existem diferentes maneiras pelas quais uma empresa pode reservar uma viagem para seus funcionários. Uma das formas mais fáceis de economizar em viagens corporativas é trabalhar diretamente com uma plataforma que possa ser personalizada de acordo com suas necessidades. Com um programa de desconto corporativo, você pode acessar benefícios de viagem para seus funcionários, criando sua própria plataforma personalizada. Isso significa que você pode usar o logotipo da sua empresa, o nome de domínio de sua escolha, as cores da sua marca e as credenciais da empresa para lançar seu próprio site personalizado de reserva de viagens interno.
Em uma plataforma de reserva de viagens personalizada, sua empresa terá acesso a tarifas de atacado em viagens (como hotéis e aluguel de carros). As tarifas de atacado garantem redução de custos e economia de dinheiro. Sua empresa também poderá acompanhar os registros de viagem de seus funcionários em seu próprio portal de reserva.
2. Mantenha as Datas Flexíveis em mente
Existem várias estratégias de economia que as empresas podem implementar para garantir que estejam reduzindo custos quando se trata de viagens de negócios. Uma forma de fazer isso é trabalhar com datas flexíveis em mente e observar a variação nos preços dependendo do dia em que deseja viajar. Se for possível alterar as datas da viagem sem afetar seus negócios, é uma ótima maneira de garantir que você esteja economizando dinheiro.
Ao trabalhar com seu funcionário para reservar a viagem, peça a ele algumas opções de datas e horários em que possam viajar e retornar. Isso lhe dará margem suficiente para descobrir quais datas funcionariam melhor para permanecer dentro do orçamento.
3. Estabeleça uma Política de Viagens
Todas as empresas têm suas próprias políticas sobre como trabalham e como os funcionários devem se comportar no trabalho ou ao representar a empresa. Uma ótima maneira de economizar dinheiro em viagens de negócios é criar sua própria política de viagens para garantir que todos os funcionários estejam alinhados quando se trata de suas viagens a negócios. Essa política deve ser muito específica, clara e de fácil acesso para que todos possam consultar ao reservar uma viagem. No entanto, os empregadores devem ter em mente que a política terá que ser atualizada ao longo do tempo para se adaptar às necessidades do negócio.
Uma política de viagens deve incluir alguns elementos padrão, como o processo de aprovação para cada viagem, estabelecer se os funcionários podem reservar passagens de classe econômica ou executiva, o tipo de hotéis e aluguel de carros que os funcionários podem considerar, as despesas permitidas por dia por funcionário e se o funcionário receberá um cartão de crédito corporativo ou terá que apresentar recibos para reembolso após o retorno. Ter uma política de viagens funcionará como uma ferramenta de otimização ao planejar, orçar e economizar dinheiro em viagens de negócios.
4. Acompanhe as Tendências de Gastos em Viagens
Um bom sistema de registro de viagens pode ajudar a visualizar onde a maior parte do dinheiro é gasto e onde é possível economizar. Você pode verificar quais funcionários gastam mais dinheiro em viagens, onde o dinheiro é gasto (como passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros, despesas no aeroporto) e quais mudanças podem ser feitas para ajudar na redução de custos.
5. Compartilhamento de Transporte
Uma forma importante de focar na redução de despesas é incentivar os funcionários a compartilharem o transporte. Se dois ou mais funcionários estiverem viajando no mesmo dia a partir do mesmo aeroporto, você pode incentivá-los a utilizar o mesmo carro para ir ao aeroporto. Como empregador, você pode fornecer um carro alugado ou um serviço de transporte para levá-los ao aeroporto ao mesmo tempo. Ou você pode oferecer pagar pelo estacionamento no aeroporto se todos compartilharem um único carro.
Se dois ou mais funcionários estiverem indo para o mesmo destino, incentive-os a compartilhar um único carro alugado. Isso reduzirá o custo de vários carros alugados e o gasto com combustível enquanto estiverem fora. Esse é um truque de economia em viagens corporativas que deve ser adicionado à sua política de viagens e cada funcionário deve ser incentivado a respeitá-lo sempre que possível.
6. Ofereça Incentivos de Orçamento
Toda empresa deve apresentar um orçamento muito claro para seus funcionários sobre a quantidade de dinheiro que pode ser gasta durante uma viagem de negócios. Isso deve incluir voos, acomodação, aluguel de carros e refeições. O orçamento deve ser apresentado a eles toda vez que uma viagem for reservada, para que estejam cientes de quaisquer mudanças que possam ter ocorrido desde a última viagem, considerando as alterações na economia e nas taxas de cada elemento que compõe o planejamento de uma viagem de negócios.
Como parte de sua política, você pode oferecer incentivos ou bônus para aqueles funcionários que são econômicos. Isso os incentivará a permanecer dentro do orçamento e não gastar demais durante as viagens. É uma ótima maneira de incentivar a economia em viagens corporativas.
7. Crie um Processo de Aprovação
Os funcionários sabem que toda viagem de negócios planejada deve ser aprovada pelo empregador, mesmo que seja para visitar um cliente ou fechar um negócio. Para garantir que você esteja economizando dinheiro em viagens de negócios, é recomendado criar um processo de aprovação que analisará as despesas da viagem, incluindo as taxas que serão pagas durante a estadia no destino. Dessa forma, o funcionário conhece o orçamento disponível e pode fazer qualquer alteração, se necessário.
O processo de aprovação deve ser direto e claro, para que os funcionários saibam o que esperar, o que incluir em sua apresentação e como permanecer dentro do orçamento. É uma ótima maneira de ajudá-los a se manterem atualizados com suas políticas de viagem e saber como ajudar a gerenciar o custo de cada viagem.
8. Faça a Reserva da Viagem com Antecedência
A maioria das pessoas sabe que reservar uma viagem de última hora significa preços mais altos e tudo fica mais caro, incluindo passagens aéreas, hotéis e aluguel de carros. Algumas viagens podem surgir como uma emergência, dependendo do seu negócio, e reservar uma viagem um dia antes ou no mesmo dia não pode ser evitado. No entanto, sempre que possível, incentive os funcionários a reservarem suas viagens de negócios com antecedência.
Ao reservar tudo com antecedência, você poderá encontrar melhores tarifas e até trabalhar com descontos em viagens. Isso também lhe dá flexibilidade para alterar as datas, se necessário, para permanecer dentro do orçamento predeterminado.
9. Evite Estacionamento no Aeroporto
Como mencionado anteriormente, uma das melhores maneiras de economizar dinheiro é incentivar os funcionários a compartilharem o transporte. Isso é especialmente importante ao ir e voltar do aeroporto. A maioria dos aeroportos cobra uma taxa alta para estacionar o carro por um longo período de tempo. Portanto, se você evitar o estacionamento no aeroporto, estará economizando dinheiro em viagens de negócios.
Para ajudar os funcionários a reduzir isso, você pode oferecer um serviço de transporte que os levará ao aeroporto no dia do voo e os buscará no retorno. Isso será um custo muito menor do que estacionar um carro por vários dias e reembolsar os funcionários pelo que gastaram.
10. Use um Cartão de Crédito com Benefícios de Viagem
Embora algumas empresas tenham a política de reembolsar seus funcionários após o retorno da viagem e apresentação dos recibos, pode ser uma opção melhor ajudar na redução de custos fornecendo um cartão de crédito com benefícios de viagem. Esse tipo de cartão oferecerá acesso a diferentes tipos de recompensas para o dinheiro gasto em voos, hotéis, aluguel de carros e alguns restaurantes.
As recompensas podem ser em forma de dinheiro de volta ou descontos em viagens, que beneficiarão você ao reservar a próxima viagem. Mesmo depois de fornecer um cartão de crédito, é importante lembrar aos funcionários o orçamento ao qual devem aderir. Uma forma de garantir isso é fornecer um limite de gastos mensal ou diário, para que não ultrapassem o orçamento alocado.
Lembrando que essas são apenas algumas maneiras de economizar dinheiro em viagens de negócios. Cada empresa é única e pode precisar adaptar essas dicas de acordo com suas necessidades específicas. É sempre uma boa ideia revisar periodicamente as políticas de viagens da empresa e procurar oportunidades de otimização e economia.