Programa de descuento corporativo

10 maneras de ahorrar dinero en viajes de negocios

Xeni | Jul 03, 2023 |  5 Mins Read

Aunque la pandemia de COVID-19 cambió el estado del mundo, muchas personas continúan viajando por negocios. Ya sea que los empleados viajan para visitar otras ubicaciones de la empresa, reunirse con clientes, asistir a conferencias o capacitaciones, o para cerrar un trato con un nuevo socio, los viajes continúan siendo una parte vital de los negocios. Los viajes de negocios generalmente están cubiertos por la empresa, y la mayoría de los gerentes intentan fomentar los viajes rentables. Muchas empresas implementan un plan formal de ahorro para viajes de negocios.

Aquí hay 10 maneras de ahorrar dinero en viajes de negocios:

1. Encontrar una plataforma que ofrezca un programa de descuento corporativo

Hay diferentes formas en que una empresa puede reservar un viaje para sus empleados. Una de las formas más fáciles de lograr ahorros en viajes corporativos es trabajar directamente con una plataforma que se puede personalizar según sus necesidades. Con un programa de descuentos corporativos, puede acceder a beneficios de viaje para sus empleados al crear su propia plataforma personalizable. Esto significa que puede utilizar el logotipo de su empresa, el nombre de dominio que elija, los colores de su marca y las credenciales de su empresa para lanzar su propio sitio de reserva de viajes personalizado e interno.

En una plataforma de reserva de viajes personalizada, su empresa tendrá acceso a tarifas mayoristas en viajes (es decir, en artículos como hoteles y alquiler de automóviles). Las tarifas mayoristas garantizan la reducción de costos y le permiten ahorrar dinero. Su empresa también podrá realizar un seguimiento de las tarifas de sus empleados con los registros de viaje en su propio portal de reservas.

2. Tenga en cuenta fechas flexibles

Hay varias estrategias de ahorro que las empresas pueden implementar para garantizar que están reduciendo costos cuando se trata de viajes de negocios. Una forma de hacerlo es trabajar con fechas flexibles en mente y mirar el cambio en los precios que varía según el día que quieras volar. Si puede cambiar las fechas del viaje sin afectar su negocio, es una excelente manera de garantizar que está ahorrando dinero.

Cuando trabaje con su empleado para reservar su viaje, pídale algunas opciones con respecto a las fechas y horas en las que pueden volar y regresar. Eso le da suficiente espacio para determinar qué fechas funcionan mejor para mantenerse dentro del presupuesto.

3. Implemente una política de viajes

Cada empresa tiene sus propias políticas con respecto a cómo trabajan y cómo deben comportarse los empleados en el trabajo o mientras representan a la empresa. Una excelente manera de ahorrar dinero en viajes de negocios es crear su propia política de viajes para garantizar que todos los empleados tengan el mismo entendimiento cuando se trata de sus viajes de negocios. Esta política debe ser muy específica, clara y de fácil acceso para que todos puedan consultarla al reservar un viaje. Sin embargo, los empleadores deben tener en cuenta que la política tendrá que cambiar con el tiempo para estar al tanto de las necesidades comerciales.

Una política de viajes debe incluir algunas cosas estándar, como el proceso de aprobación de cada viaje, establecer si los empleados pueden reservar boletos en clase económica o ejecutiva, el tipo de hoteles y alquileres de automóviles que los empleados pueden buscar, los gastos permitidos por día por empleado, y si el empleado recibirá una tarjeta de crédito de la empresa o tendrá que presentar recibos para el reembolso a su regreso. Tener una política de viajes funcionará como una herramienta de optimización al planificar, presupuestar y ahorrar dinero en viajes de negocios.

4. Manténgase al tanto de las tendencias de gasto en viajes

Un buen sistema de mantenimiento de registros de viajes puede ayudar a los empleadores a realizar un seguimiento de dónde se gasta la mayor parte del dinero y dónde se puede ahorrar. Puede ver qué empleados gastan más dinero en viajes, dónde se gasta el dinero (es decir, boletos de avión, hoteles, alquiler de automóviles, gastos de aeropuerto) y qué cambios se pueden hacer para ayudar a reducir costos.

5. Compartir transporte

Una forma clave de enfocarse en la reducción de gastos es animar a los empleados a compartir el transporte. Si hay dos o más empleados que viajan el mismo día desde el mismo aeropuerto, puede alentarlos a que tomen el mismo automóvil al aeropuerto. Como empleador, puede proporcionar un coche de alquiler o un servicio de recogida para dejarlos en el aeropuerto al mismo tiempo. O puede ofrecer pagar el estacionamiento en el aeropuerto si todos comparten un automóvil.

Si hay dos o más empleados que van al mismo destino, anímelos a compartir el alquiler de un automóvil. Esto reducirá el costo de alquilar varios autos y la gasolina que tendrán que pagar mientras están fuera. Este es un truco de ahorro de viajes corporativos que debe agregarse a su política de viajes y se debe alentar a todos los empleados a respetarlo siempre que sea posible.

6. Ofrecer incentivos presupuestarios

Cada empresa debe tener un presupuesto muy claro presentado a sus empleados sobre la cantidad de dinero que se puede gastar durante un viaje de negocios. Esto debe incluir vuelos, alojamiento, alquiler de autos y sus comidas. Se les debe presentar el presupuesto cada vez que se reserva un viaje para que estén al tanto de cualquier cambio que pueda haber ocurrido desde su último viaje considerando los cambios en la economía y las tarifas para cada elemento que interviene en la planificación de un viaje de negocios.

Como parte de su política, puede ofrecer incentivos o bonificaciones a aquellos empleados que se ajusten a su presupuesto. Esto los alentará a mantenerse dentro del presupuesto y no gastar de más cuando viajen. Es una excelente manera de fomentar el ahorro en viajes corporativos.

7. Crear un proceso de aprobación

Los empleados saben que todo viaje de negocios planificado debe ser aprobado por su empleador, incluso si es para visitar a un cliente o cerrar un trato. Para garantizar que está ahorrando dinero en viajes de negocios, se recomienda crear un proceso de aprobación que revisará los gastos del viaje, incluidas las tarifas que se pagarán en el destino. De esta forma, el empleado conoce el presupuesto disponible y puede realizar cualquier cambio si es necesario.

El proceso de aprobación debe ser sencillo y claro para que los empleados sepan qué esperar, qué agregar a su presentación y cómo mantenerse dentro del presupuesto. Es una excelente manera de ayudarlos a mantenerse en contacto con sus políticas de viaje y saber cómo ayudarlos a administrar el costo de cada viaje.

8. Reserve el viaje con anticipación

La mayoría de la gente sabe que reservar un viaje a última hora significa que los precios subirán y todo será más caro, incluidos los pasajes de avión, los hoteles y los coches de alquiler. Algunos viajes pueden surgir como una emergencia según el negocio que dirija y no se puede evitar reservar un viaje el día anterior o el día libre. Sin embargo, siempre que sea posible, anime a los empleados a reservar su viaje de negocios con anticipación.

Al reservar todo con anticipación, podrá encontrar mejores tarifas e incluso trabajar con descuentos en viajes. Esto también le da acceso a la flexibilidad de viaje, pudiendo cambiar las fechas si es necesario para mantenerse dentro del presupuesto predeterminado.

9. Evite el estacionamiento en el aeropuerto

Como se mencionó anteriormente, una de las mejores formas de ahorrar dinero es alentar a los empleados a compartir el transporte. Esto es particularmente importante cuando se viaja de ida y vuelta al aeropuerto. La mayoría de los aeropuertos tienen una tarifa alta para estacionar el automóvil durante un período prolongado, por lo tanto, si evita estacionar en el aeropuerto, estará ahorrando dinero en viajes de negocios.

Para ayudar a los empleados a reducir este costo, puede ofrecer un servicio de recogida que los dejará en el aeropuerto el día de su vuelo y los recogerá a su regreso. Este será un gasto mucho menor que estacionar un automóvil durante varios días y reembolsar a los empleados por lo que han gastado.

10. Utilice una tarjeta de crédito con recompensas de viaje

Aunque algunas empresas tienen la política de reembolsar a sus empleados después de que regresan de su viaje y han presentado sus recibos, podría ser una mejor opción para ayudar a reducir costos dándoles una tarjeta de crédito de recompensas de viaje. Este tipo de tarjetas le darán acceso a diferentes tipos de recompensas por el dinero que gaste en vuelos, hoteles, alquiler de autos y algunos restaurantes.

Las recompensas pueden ser reembolsos en efectivo o descuentos en viajes que lo beneficiarán al reservar el próximo viaje. Incluso después de darles una tarjeta de crédito, es importante recordarles a los empleados el presupuesto que deben respetar. Una forma de garantizar que esto sea posible es establecer un límite en la tarjeta de crédito sobre lo que se puede gastar en cada viaje.

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